Project Canvas: Vorlage, Anleitung und die 11 Bausteine

Das Project Canvas ist eine Vorlage, die ein ganzes Projekt auf eine Seite bringt. Elf Felder, rund 30 Leitfragen, und am Ende sieht jede beteiligte Person dasselbe Bild.

Es löst ein Problem, das die meisten Projekte am Anfang haben: Alle reden über dasselbe Projekt und meinen etwas anderes. Die eine denkt an ein neues Produkt, der andere an ein Dokument, und der Termin steht ohnehin schon fest. Das Canvas macht diese Unterschiede in einer Sitzung sichtbar, bevor sie drei Monate später Geld kosten.

Du findest es auch unter Projekt-Canvas, Projektcanvas oder Canvas für Projektmanagement. Gemeint ist dasselbe.

Was ist ein Project Canvas?

Es ist ein Denkwerkzeug, kein Formular. Du füllst es nicht allein am Schreibtisch aus, sondern gemeinsam mit deinen Projektbeteiligten.

Die Fragen sind dabei wichtiger als die Felder. Jeder Baustein stellt zwei bis vier Leitfragen, und genau an den Stellen, an denen eine Gruppe ins Stocken gerät, liegt meistens das eigentliche Risiko.

Die 11 Bausteine im Überblick

Das Canvas ist in drei Zonen aufgebaut. Oben steht, warum es das Projekt gibt. In der Mitte steht, was dafür nötig ist. Unten steht, wann es passiert.

1. Zweck: Was ist die Ursache des Projekts, also Motiv und Beweggrund? Warum ist es wichtig, und für wen? Inwiefern verändert es die Zukunft, und für wen?

2. Kund:in: Wer startet und beendet das Projekt, wer ist also Eigentümer:in? Wer erhält das Ergebnis? Wer finanziert es? Bei mehreren Personen lohnt die Anschlussfrage: Gibt es absehbare Konflikte?

3. Ergebnis: Was genau soll am Ende geliefert werden? Ist es ein neues Produkt, ein neuer Service oder neues Wissen?

4. Qualität: Was macht die Kund:innen wirklich zufrieden, bezogen auf das Ergebnis und auf die Etappenziele davor? Wie wollen sie mitarbeiten und informiert werden?

5. Etappenziele: Welche Zwischenschritte wären ein Anlass zum Feiern? Gibt es Termine für Teilergebnisse, für sichtbare Erfolge, für richtungsweisende Entscheidungen?

6. Team: Wer sollte dabei sein? Wer gehört ins Kernteam, wer ins erweiterte Team, wer kommt von außen dazu, und wer leitet?

7. Budget: Wie viel Geld ist verfügbar und wie flexibel ist der Rahmen? Wie viel davon geht ans Team, wie viel in Ressourcen?

8. Ressourcen: Was wird gebraucht an Arbeitsmitteln und Software, an Material, an Methoden und Modellen, an Projekt- und Besprechungsräumen vor Ort oder virtuell?

9. Umfeld: Welche bekannten Kräfte wirken auf das Projekt, also Ereignisse, Bedingungen und Menschen? Was davon ist Rückenwind, was ist Gegenwind?

10. Risiken und Chancen: Welche unsicheren Ereignisse würden den Projekterfolg gefährden, und welche würden ihn beflügeln? Ereignisse, die sicher eintreten, gehören nicht hierher, sondern ins Umfeld.

11. Zeit: Wann startet das Projekt tatsächlich und was wird dafür vorher gebraucht? Wann ist es wirklich abgeschlossen und was gehört dazu? Wie flexibel sind Start- und Endtermin?

Wie füllst du ein Project Canvas aus?

Nicht von links oben nach rechts unten. Die Reihenfolge, die in Workshops am besten funktioniert, geht von außen nach innen.

1. Zweck zuerst. Solange nicht klar ist, warum es das Projekt gibt, ist jede Diskussion über Budget verfrüht.
2. Dann Kund:in und Ergebnis. Diese beiden hängen zusammen. Kläre, wer was bekommt.
3. Danach Qualität und Etappenziele. Jetzt wird das Ergebnis überprüfbar.
4. Dann Team, Budget und Ressourcen. Das ist die Frage, was es kostet.
5. Umfeld und Risiken zum Schluss. Sie kommen leichter, wenn der Rest schon steht.
6. Zeit ganz am Ende. Der Termin folgt aus dem Inhalt, nicht umgekehrt.

Plane dafür 90 bis 120 Minuten. Weniger Zeit reicht selten aus, mehr Zeit ermüdet die Gruppe.

Wie arbeitest du damit im Workshop?

Schreibe nicht direkt auf das Canvas. Sobald etwas draufsteht, traut sich kaum jemand, es wieder infrage zu stellen.

Arbeite stattdessen mit elektrostatischen Haftnotizen. Jede Person schreibt ihre Antwort auf eine eigene Notiz, alle Notizen kommen dann ins Feld, und die Gruppe sortiert gemeinsam. So siehst du sofort, wo drei Leute dasselbe gemeint haben und wo zwei sich widersprechen.

Dafür eignen sich Stattys Notes S. Sie haften ohne Kleber, lassen sich beliebig oft verschieben und hinterlassen keine Rückstände auf dem Poster. Mit Stattys Square geht das genauso, und in jedes Feld passen mehr Antworten, weil sich das kleinere quadratische Format sauber in Reihen anordnen lässt. Mehr dazu steht in unserem Beitrag über elektrostatische Haftnotizen.

Ein zweiter Tipp: Lass das ausgefüllte Canvas hängen. Ein Projekt, dessen Zweck an der Wand steht, wird in Statusrunden anders diskutiert als eines, das nur in einer Datei existiert.

Wann lohnt sich ein Project Canvas?

Es passt gut bei:

• Projektstarts und Kick-offs, bevor der Projektauftrag geschrieben wird
• Ideen, die noch nicht beauftragt sind und erst einmal geschärft werden müssen
• Abstimmungsrunden mit Stakeholdern, die ein gemeinsames Bild brauchen
• Projekten, die ins Stocken geraten sind und bei denen unklar ist, woran es liegt

Es passt weniger gut bei laufender Detailplanung. Für Arbeitspakete, Abhängigkeiten und Termine brauchst du danach weiterhin ein richtiges Planungswerkzeug.

Project Canvas oder Projektsteckbrief?

Beide passen auf eine Seite, aber sie tun Unterschiedliches.

Ein Projektsteckbrief dokumentiert eine Entscheidung, die schon gefallen ist. Er wird geschrieben, abgelegt und selten wieder angefasst.

Ein Project Canvas ist das Gespräch davor. Es ist dazu da, Widersprüche zu finden, solange sie noch billig zu beheben sind. In der Praxis ergibt das ausgefüllte Canvas oft die halbe Vorlage für den späteren Steckbrief.

Woher du das Canvas bekommst

Wir drucken das Project Canvas als A0-Poster auf Bestellung, du bekommst also jedes Mal ein frisch produziertes Exemplar.

A0 ist die Größe, in der das Werkzeug funktioniert. Eine Gruppe kann davorstehen, jede Leitfrage vom eigenen Platz aus lesen und elektrostatische Haftnotizen verschieben, ohne sich über einen Tisch zu beugen. Alle elf Bausteine und die rund 30 Fragen stehen auf dem Poster, niemand braucht also einen Spickzettel daneben.

Project Canvas – Canvas für Projektmanagement & Klarheit

Zusammen mit Stattys Notes S oder Stattys Square hast du alles, was die Sitzung braucht.

Häufige Fragen

Wie viele Felder hat das Project Canvas? Elf Bausteine plus Kopfzeile für Projekttitel, Autor:in sowie Ort und Datum.

Wie lange dauert es, ein Project Canvas auszufüllen? Mit einer Gruppe 90 bis 120 Minuten. Allein bist du schneller, findest aber weniger.

Ist das Project Canvas dasselbe wie das Business Model Canvas? Nein. Das Business Model Canvas beschreibt ein Geschäftsmodell, das Project Canvas ein einzelnes Projekt.

Brauche ich das Poster oder reicht ein Ausdruck? Für zwei Personen am Schreibtisch reicht A3. Sobald eine Gruppe gemeinsam davorsteht und Notizen verschiebt, wirst du A0 brauchen.

The Project Canvas wurde von Over the Fence entwickelt und steht unter der Lizenz Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International. Version 4.0, April 2018.